Privacyprotocol

PCOB AFD. LELYSTAD verwerkt persoonsgegevens. In dit privacyprotocol geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door PCOB AFD. LELYSTAD en de aangesloten verenigingen (KBO en PCOB).

PCOB AFD. LELYSTAD streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Persoonsgegevens verdienen bescherming

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als PCOB AFD. LELYSTAD. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacysprotocol geven wij aan hoe PCOB AFD. LELYSTAD voldoet aan de wetgeving.

Van wie verwerkt PCOB AFD. LELYSTAD persoonsgegevens?

PCOB AFD. LELYSTAD verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Leden en vrijwilligers van bij PCOB AFD. LELYSTAD aangesloten verenigingen;
  • Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van een van de aangesloten verenigingen of die in het verleden lid zijn geweest;
  • Abonnees op het Magazine van PCOB AFD. LELYSTAD;
  • Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door PCOB AFD. LELYSTAD of een van de aangesloten verenigingen georganiseerde activiteiten en/of acties;
  • Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle onderdelen van PCOB AFD. LELYSTAD verwerken persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. Dit kunnen zowel afdelingen, provinciale bonden als het verenigingsbureau zijn.

Waarvoor verwerkt PCOB AFD. LELYSTAD persoonsgegevens?

Om lid te kunnen worden van een van de bij PCOB AFD. LELYSTAD aangesloten verenigingen, om abonnee te worden, aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.

Leden, abonnees en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten en het magazine. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven of voor online onderzoeken. Voor dit soort mailings kan iemand zich eenvoudig uitschrijven door onderaan het betreffende bericht op ‘afmelden’ te klikken (OPT-OUT). Iemand kan de eigen gegevens aanpassen door te klikken op ‘gegevens wijzigen’.

Verwerkt PCOB AFD. LELYSTAD bijzondere persoonsgegevens?

Nee, PCOB AFD. LELYSTAD verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. PCOB AFD. LELYSTAD draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.

Hoe gaat PCOB AFD. LELYSTAD met persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.

Wie kan er bij persoonsgegevens?

Binnen het organisatieonderdeel waar iemand lid van is kan degene die belast is met de ledenadministratie de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. Ook medewerkers van het verenigingsbureau kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket (voor de vereniging PCOB geldt: ook wijzigingen aanbrengen).

De autorisatiestructuur binnen de ledenadministratie is vastgelegd in een handleiding. Daarin is onder meer vastgelegd wie toegang heeft tot de ledenadministratie en hoe de toekenning van rechten (inzage, verwerking ed.) precies in zijn werk gaat.

Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen

PCOB AFD. LELYSTAD wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.

Kan ik zien welke gegevens PCOB AFD. LELYSTAD van mij verwerkt?

Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die PCOB AFD. LELYSTAD verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van uw afdeling of met de ledenservice van PCOB AFD. LELYSTAD. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door PCOB AFD. LELYSTAD of een van de aangesloten verenigingen kunt u terecht bij de afdeling waar u lid van bent, bij de provinciale bond (KBO) of bij de ledenservice van het verenigingsbureau. Voor het melden van (het vermoeden van) een beveiligings- of datalek is een Procedure beveiligings- en datalek opgesteld.

PCOB AFD. LELYSTAD heeft een Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer per mail: cvtzet@hotmail.com

Wijzigingen privacybeleid

PCOB AFD. LELYSTAD streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacyprotocol. Op de website van PCOB AFD. LELYSTAD is altijd het meest recente protocol beschikbaar.